在一个公司中,当所有人都很「忙碌」时,常常被视为高效和生产力的象征,但如果项目还是不能按时上线、客户投诉比较多,满意度差,就需要思考:这种忙碌是真的高效吗?我们是不是陷入了忙碌的陷阱了呢?通过近段时间的观察,发现有这么几个现象:
信息不对称
在软件开发和项目管理中,信息不对称是一个普遍存在的问题。它不仅会导致团队成员之间的沟通不畅,更会让任务的执行出现偏差。比如,经理安排小王写一份文档,在经理看来已经跟小王交代了文档的要求和要点,小王整理后只需交给 AI 生成相关内容,然后进行校对就可以, 1 小时以内就能完成。但小王接到任务后,评估至少得半天到一天的时间才能完成,又因为手头有优先级更高的事情,就迟迟没能完成。
这表面上看是工作量理解的问题,但本质上却是信息不对称引发的认知差异,经理和小王的理解出现了偏差:经理认为这项任务简单快速,而小王觉得需要投入更多的精力。这种偏差在项目实施过程中尤为常见,可能导致如下问题:
1、需求理解上的偏差:客户提出的需求是否准确传达给了项目团队?
2、任务分配上的偏差:项目经理布置的任务,团队成员是否真正理解其目标和要求?
小时候我们都学过盲人摸象。每个人只触摸到大象的一部分,就妄下结论。摸到腿的说大象像柱子,摸到尾巴的说大象像绳子。由于缺乏全局信息,每个人的理解都不完整。这正是信息不对称导致的理解偏差。
项目失败一个很重要的原因就是需求和任务分配时的理解偏差,最终导致产出的成果不是客户想要的。想要解决,其实也很简单,在团队内部需要建立有效的沟通机制:
任务安排者应详细说明任务的背景、目标、具体要求和截止日期,最好提供书面的任务说明文档,一些小任务没有正式文档,在即时通讯工具或邮件中写清楚也是可以的。任务接受者在接到任务后,应主动反馈自己的理解,最好能复述任务要求,确认双方理解的一致性。这种双向确认机制在敏捷开发中被广泛应用,通过每日站会和及时反馈,确保团队成员的理解与任务要求高度一致。
此外,定期的沟通和反馈也是必要的。在任务进行过程中,双方应保持交流,及时汇报进展和遇到的问题。这样可以及时发现偏差,进行纠正,避免在错误的道路上越走越远。
方案与需求的混淆
另一类常见的问题是将解决方案与需求混为一谈。在需求调研时,客户很容易就直接给出了解决方案,这种情况很容易导致项目资源的浪费,因为开发团队可能会依据客户的「解决方案」进行开发,却发现最终实现的功能并不能真正解决客户的问题。比如,在一个项目中,客户要求在流程审批中设置中能动态添加抄送人,很明显这是一个解决方案。经过深入沟通后发现,客户真正的目的其实是当审批人超时没有处理时,就抄送给此人的领导。如果没有弄清目的,盲目就去开发,肯定会造成返工,然后整个团队就可以「忙碌」了。
为了避免这种情况,我们需要在需求分析阶段与客户进行深入的沟通。通过提问和倾听,了解他们的业务流程、痛点和目标,不要急于给出解决方案,而是先理解问题的本质,更是要能分辨客户讲的是需求还是解决方案。
同时,公司可以加强对需求分析的培训,提高团队在需求分析时的敏感度和准确度。制定标准化的需求分析流程,将需求与方案明确区分开来。这不仅有助于减少项目开发中的返工成本,还能提升客户满意度,增强公司竞争力。
主次不分
在项目实施过程中,面对众多任务和需求时,优先级的判断至关重要。如果无法正确区分主次,项目团队很容易陷入无止境的处理细节中,忽视了项目最核心的目标。
比如:项目A 开发的系统目标用户有管理层和基层人员,管理层关注报表、大屏看板,基层员工进行数据提报。项目经理每天和基层的业务人员在一起,恰巧这些业务人员想法很多,每天都提出很多优化建议和调整,项目经理勤勤恳恳做需求记录,安排加班处理。最后项目没有按时上线,复盘后,原因是管理层关注的某个看板没有完成。
这是很典型的主次不分,基层人员提的很多需求有可能是伪需求,重点干系人提的需求有可能很小,但会决定整个项目的推进。为了避免主次不分的问题,项目管理中必须建立清晰的优先级管理机制,确保团队集中资源处理最重要的任务。以下是几个有效的策略:
1、明确项目的核心目标:在项目启动阶段,就要与客户的干系人明确项目的核心目标和关键成功指标。例如,在上面的案例中,管理层的需求(如报表和大屏看板)应被视为高优先级任务,并与团队沟通清楚。
2、制定优先级矩阵:采用四象限法则(重要紧急矩阵)或 MoSCoW法则(Must, Should, Could, Won't)等优先级管理工具,将任务分类处理。优先处理那些既重要又紧急的任务,确保在有限的时间内完成对项目成功至关重要的工作。团队成员也应定期检查和更新优先级,保证任务处理顺序符合项目的实际需求。
3、加强沟通和反馈机制:项目经理不仅要与基层员工沟通,还要保持与客户重点干系人的紧密联系,确保随时掌握高层的关键需求。定期的进度汇报和反馈能帮助团队及时调整工作重心,不至于偏离核心目标。
4、防止需求蔓延:项目经理应设置严格的需求变更控制机制,避免过度的需求膨胀。对于基层员工提出的优化建议,要进行严格筛选,只处理那些符合项目整体目标并且对最终交付有显著影响的需求。对于不符合项目核心目标的需求,可以进行延后处理或将其纳入后续版本中。
总结
忙碌常常给人一种充实感,但忙碌并不等于高效。如果我们没有明确的目标和计划,只是一味地埋头苦干,可能会陷入「忙而无果」的境地。低头做事,也得时常抬头看路,就像越野跑,当你发现前后都没有人的时候,不一定是落在最后了,也可能是跑错了方向,这时如果继续加速追赶,只会离目标越来越远。